A bem sucedida vídeo ou web conferência pode, realmente, dar um impulso à sua organização. Online conferencing agora está conectando as pessoas de uma maneira que não era possível, na era pré-internet. No entanto, como uma poderosa ferramenta on-line como conferência é, ela funciona melhor quando você preparar suas conferências corretamente. Aqui estão alguns passos que você pode tomar para ajudar a garantir que o seu vídeo ou web próxima conferência é um grande sucesso.
1. Certifique-se que cada um de seus participantes tem a largura de banda suficiente a sua localização.
Não há nada mais frustrante do que tentar assistir a um vídeo on-line apenas quando você não tem banda suficiente para obter tudo. Se o seu participante não tem banda suficiente haverá atrasos latência e ele ou ela não será capaz de desfrutar da experiência ou participar adequadamente. A quantidade de largura de banda que é exigida varia de sistema para sistema, e também de acordo com o que irá utilizar recursos durante a conferência. Características como vídeo, áudio, tela e aplicação partilha têm necessidades diferentes. Verifique com seu fornecedor ou prestador para descobrir quais são os requisitos mínimos de banda e, em seguida, certifique-se de cada uma das suas localidades, efectivamente ter suficiente largura de banda.
2. Teste seu web câmeras para ver que eles estão funcionando adequadamente.
Se vídeo será envolvido em qualquer uma das localidades, certifique-se que o local tenha testado sua câmera para assegurar que tudo está a funcionar satisfatoriamente. Idealmente, todas as câmeras devem ser testados a partir de dentro do sistema de vídeo ou conferência web que irá utilizar. Uma câmera que está a trabalhar bem em um aplicativo pode trabalhar de maneira diferente dentro de outro sistema. Check-lo com antecedência para que você não terá quaisquer surpresas no dia da sua conferência.
3. Verifique o seu som equipamentos de antecedência.
Se VoIP (áudio) vai ser utilizado de dentro da própria reunião, certifique-se de que todos os participantes têm o direito ferramentas necessárias, se essas ferramentas são microfones, auriculares e alto-falantes.
4. Abastecimento seus participantes o acesso a informação adequada de antecedência em relação à conferência.
Se áudio será realizada através de uma chamada conferência de áudio, certifique-se de todos os participantes tenham o acesso a marcar em número e do código PIN (Número de Identificação Pessoal) ele terá que aceder ao convite.
5. Conduzir um "processo de gerência" da sua apresentação antes da data da conferência.
Os apresentadores ou líderes da conferência deve prática de antecedência. Se uma apresentação será envolvida, certifique-se que quem irá apresentar qualquer material foi testado esta parte do sistema de vídeo ou conferência web. A apresentação que está a ser utilizado deve ser demonstrada a outra parte antes da data do encontro real.
6. Abastecimento web acesso a seus participantes informações bastante antecedência em relação à reunião.
Certifique-se de que todos os seus participantes conhecer a forma de acesso a vídeo e web "sala". Envie um e-mail "link" para cada participante bastante antecedência em relação à reunião a fim de que eles serão capazes de acessar facilmente a reunião quando o dia ea hora apropriada tenha chegado.
7. Veja como você pode muito treinamento como no vídeo ou web conferência sistema que irá utilizar.
O anfitrião deve ser muito confortáveis e familiarizados com o sistema de vídeo ou conferência web que vão utilizar. Se a formação é oferecida pelo seu fornecedor ou prestador e, em seguida, tirar partido deste, de modo a tornar-se mais familiarizado com o sistema. Familiaridade com o sistema irá ajudá-lo a acolher uma reunião ou conferência impecável.
8. Realizar uma reunião antes de testar o grande evento.
Mais importante! Realizar uma reunião ou dois testes antes do dia do "grande" reunião. Os testes irão ajudá-lo a eliminar as muitas surpresas que possível, antes de reunir todos os seus participantes. Uma reunião livre de falhas técnicas irão muito para ajudar você a atingir as metas da sua conferência.
A chave para o êxito de uma conferência on-line, quer se trate de uma web conferência, uma conferência de vídeo ou uma combinação dos dois, é preparação, elaboração e preparação. Quanto mais você preparar e quanto mais você prática, o melhor será o seu reuniões online.
Sobre o Autor
Dan Richmond é CEO e co-fundador da MegaMeeting.com. MegaMeeting prevê conferência web e vídeo conferência serviços para as pessoas, empresas e instituições educacionais. Para obter mais informações, ou para viver uma demonstração gratuita, visite http://www.MegaMeeting.com ou ligue para (818) 783-4311.