Típicamente una de las partes más importantes de la creación de nuevo software sería para poder facturar a sus clientes en forma profesional y para controlar que lo que le debe y cuánto tiempo ha sido excelente.
Por lo tanto, este será su segundo paso, si la configuración de su libro primero, de lo contrario es donde se inicia.
Antes de empezar el proceso de facturación de su nuevo paquete de software se necesita para crear sus clientes, algunos productos y, a continuación, casi con toda seguridad entrará en el sistema de los saldos que los clientes le debemos en este momento.
No será probablemente a su disposición software de cliente para entrar en los saldos iniciales.
La edad balance que se imprime fuera de su software de contabilidad debe ser igual el manual lista que usted comenzó con. Si no es así porque usted se ha cometido un error en alguna parte, a la izquierda una entrada, ni siquiera entró en la misma cantidad dos veces, y de empezar a usar el paquete a la facturación sin rectificar el problema entonces usted acaba de hacer más difícil para usted, porque usted don 't tiene nada que volver al equilibrio. No empiece la facturación en el software de contabilidad antes de que su cliente exactamente saldos de la balanza.
Si puede usted debe separar los saldos en curso. 30 - 60 días de edad y 60 años y más días de edad. Su sistema debe tener disposición a entrar como tal. De esta manera usted será capaz de imprimir un cliente de edad informe de balance de prueba desde el primer día del cliente y las declaraciones de final de mes. Estas son dos de los más importantes informes en cualquier paquete de software de contabilidad, ya que muestra lo que se adeuda dinero por lo que el tiempo entre paréntesis y te da la oportunidad de perseguir los mayores y las cuentas vencidas. RECUERDE - el más largo que un cliente tiene que adeuda el dinero más difícil a menudo es recoger.
Una vez que su cliente saldos de apertura equilibrio en el software de contabilidad que deben estar en condiciones de iniciar la facturación.
Si su software se ejecuta en modo de tiempo real (no tiene que hacer cualquier actualización para el libro mayor general) debería ser capaz de ir al libro mayor general y ver las entradas después de haber hecho su primera factura. Si se ejecuta en modo batch (como tener que hacer un fin del día actualización o similar) y luego hacer la actualización para obtener las entradas en el libro mayor para usted.
Ahora ir al libro mayor y encontrar las entradas. Imprimir un informe financiero Ledger y ver lo que ha sucedido, cuando las entradas se han ido. Normalmente para ver la de Pérdidas y Ganancias informe, así como el balance de prueba.
Una simple factura a una cuenta de cliente debe tener unas simples entradas basa en los siguientes.
La factura fue de $ 100,00, más un 10% de GST, por tanto, un total de $ 110,00. Los productos que se venden pueden tener un costo de $ 50.00 (con exclusión de GST). La venta fue a la cuenta de clientes. Las entradas deberían ser similares a lo siguiente.
Ventas (pérdidas y ganancias) 100,00 Crédito
Costo de ventas (pérdidas y ganancias) 50,00 Débito
Los deudores del Comercio (Balance) 110,00 Débito
Stock en mano (Balance) 50,00 crédito
Responsabilidad GST (Balance) 10,00 crédito
Todo esto a cero (igualdad total de débitos total de créditos) y cada entrada tiene una entrada correspondiente frente a algún otro sitio)
Algunos software de contabilidad no podrá mostrar una simple entrada para el costo de ventas sino más bien tienen una combinación de tres cuentas - Apertura Stock, Compras, Stock Menos de clausura. Si es así hay una sección separada sobre este hacia el final llamado de apertura y de clausura stock de entradas.
Asumiendo que su sistema tiene una simple costo de ventas, entonces su cuenta debe explicar las entradas en sí mismas, sino, simplemente poner, se han hecho dos o tres entradas en la de Pérdidas y Ganancias sección --
Ventas
Costo de Ventas
(GST recolectadas, y si su sistema funciona de esa manera)
Y tres en el Balance de Situación sección (Activos y Pasivos)
Todas las entradas se suman a cero. Pero también podemos ver otra cosa muy importante en nuestra comprensión general del libro mayor.
Todos los ingresos o de ingresos son CRÉDITOS
Todas las cuentas de gastos son los débitos
Todas las cuentas de activos son los débitos
Todas las cuentas son responsabilidad CRÉDITOS
Hay algunas entradas extra que podría haber ocurrido --
Usted puede también han cargado a su cliente una orden de entrega o gastos de flete, puede que también han solicitado un ajuste de redondeo para redondear la más cercana a 5 centavos etc Flete habría sido un crédito, al igual que en los ingresos y el redondeo podría ir en ambos sentidos.
Su software también podría permitir a un descuento que debe darse en la parte inferior de la factura por lo que este se muestran como un débito en el costo de ventas

Sobre el autor

John Cantrell
He participado en todos los aspectos de la industria de software de contabilidad para más de 20 años. Tengo varios sitios web que se especializan en diversos temas incluyendo www.diyaccounts.com.au que da consejos sobre todos los aspectos de la contabilidad de la elección de software, creación y uso de la misma. Entre otros sitios que corren son www.sense-now.com que ayuda a comprender lo que los neófitos de Internet de negocios probablemente trabajar para ellos y qué no. Www.oumas.com.au tiene que ver con artes, manualidades, pasatiempos, el vino y toma cerveza.