Wir alle verstehen die Bedeutung einer guten "people skills", wenn es darum geht, unsere zwischenmenschlichen Kommunikation - es hilft uns die Ergebnisse, die wir brauchen. Unsere Kommunikation bestimmt, die andere Meinung haben, von uns - kenntnisreiche oder unwissend, angenehm oder unhöflich, Berufs-oder unreife. Die meiste Zeit ist dies in Face-to-face oder telefonische Gespräche, wo wir haben eine gewisse Kontrolle über den Eindruck, wir machen auf andere.
Wenn es darum geht, Netiquette (Netzwerk-Etikette), es ist nicht so einfach zu steuern, wie andere uns wahrnehmen, und doch ist es umso wichtiger. Warum? Denn was Sie schreiben und wie Sie E-Mail kann Einfluss darauf, ob Ihre E-Mail geliefert bekommt, zu lesen oder reagierten auf - und was diese Antwort ist! Darüber hinaus gibt es zahlreiche "-Technologie Fallen", die leicht zu fallen in. Haben Sie jemals gesehen jemand versehentlich schicken Sie eine wütend oder sensible Reaktion auf eine große Gruppe von Menschen durch die Verwendung der "Reply All"-Taste?
Und bevor Sie sagen zu sich selbst: "Ich weiß schon" und stoppen Sie diesen Artikel gelesen, erkennen, dass jeder einzelne von uns profitieren können, von ein paar einfachen Erinnerungen über die ordnungsgemäße Verwendung von E-Mails, nicht nur aus einer persönlichen Sicht, sondern auch aus unternehmerischer Sicht Werden. Wenn Sie sich für geschäftliche Tätigkeiten im Internet - und per E-Mail zur Kommunikation mit Ihren Kunden -, dann dieses Artikels ist ein Muss lesen für Sie! Sie wissen vielleicht schon viele dieser Tipps, aber auch die meisten erfahrenen Anwender finden ein paar Regeln Sie wurden nicht bekannt oder gesunken sind in der Gewohnheit brechen.
Denken Sie, schreiben, und lassen Sie sich überraschen. E-Mail ist eine statische, Einweg-Kanal - im Gegensatz zu Live-Kommunikation, es gibt keine Möglichkeit, sofort Feedback (von Mimik oder Stimme Antworten) zu wissen, wenn wir nicht wirksam oder sogar verstanden. Also denke, zweimal vor dem Stoßen Sie auf die entsprechende Taste. Gibt es eine Chance, dass der Empfänger möglicherweise falsch, was Sie wollen, dass sie verstehen? Haben Sie Ihre Meinung über die abrupte oder wütend? Könnte diese E-Mail versehentlich auf Ihre Reputation? Der hastig geschriebene Wort möglicherweise nicht über Gefühle und die wahre Emotion Sie beabsichtigt. Sie könnte, wie Sie lächeln, aber könnten Sie die Notiz über die sarkastischen oder Mittelwert-temperamentvoll. Denken Sie daran - es ist eine Person am anderen Ende, nicht nur einen Computer.
Verwenden Sie eine aussagekräftige Betreffzeile. Dies ist das erste, was Ihre Leser werden sehen, dann verwenden Sie den Raum, um ihnen zu helfen verstehen, den Inhalt der E-Mail, noch bevor sie öffnen. Mit dem gleichen Regel von oben, geben Sie in ein Thema, das bezieht sich auf die Nachricht, die Sie senden, anstatt aus dem Thema leer. Ohne eine Betreff-Zeile Ihrer Notiz wird wahrscheinlich als ein Stück von Junk-E-Mail - Nicht jeder wird erkennen, sind Sie nur von Ihrem E-Mail-Adresse. Viele Internet Service Provider (ISP's) herausfiltern verdächtige E-Mails suchen, und eine leere Gegenstand ist eine große rote Fahne. Versuchen Sie auch, zu vermeiden, generische Begriffe wie "Hi" oder "Check this out" zu vermeiden, dass die Empfänger von Spam oder Viren-Software löschen Ihre Nachricht!
Der Beginn und das Ende. Verwenden Sie stets eine Anrede, auch wenn es kurz. Starten Sie Ihre Nachricht mit "Hallo" oder "hallo" oder "Sehr geehrte Damen und Herren", was immer am besten funktioniert, für den vorgesehenen Empfänger, und was Ihre Persönlichkeit widerspiegelt. Denken Sie dazu: wenn Sie jemanden anrufen am Telefon nicht sagen Sie "hallo" zu sagen, bevor sie, was Sie wollen? E-Mail-Nachrichten sollten nicht anders. Zumindest die E-Mail-Adresse der Person.
Vergessen Sie nicht das Ende Ihrer Nachricht! Stets Zeichens Ihre Nachrichten mit Ihrem Namen, und sagen: "Thank You" oder "Mit freundlichen Grüßen" oder etwas anderes. Sie können sogar Setup eine Signatur in Ihrem E-Mail-Programm wird das Display automatisch Ihre Informationen am Ende jeder E-Mail-Nachricht verschickt. Für Anreise, verwenden Sie Ihre E-Mail-Programme Hilfe-Datei und führen Sie eine Suche nach Unterzeichnung. Schützen Sie Ihre Identität des Empfängers - Verwendung "An:", "CC:" und "BC:" richtig. Es gibt ein paar einfache Netiquette Regeln für die Nutzung der Adresse Felder im E-Mail.
Wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse gesendet wird, um nur eine Person oder E-Mail-Adresse, legen Sie sie in das Feld "An:". Dies sollte die Person, ist verantwortlich für das Senden Sie eine Antwort. Wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse gesendet wird auf mehr als eine Person und alle Empfänger wirklich wissen müssen, sonst erhält er, hatten sie alle Adressen in die "CC:"-Feld. Für E-Mail an mehrere Empfänger, haben keinen wirklichen Grund zu wissen, welche Namen und E-Mail-Adressen von allen anderen, denen es gesendet wird, setzen Sie alle Adressen in der "BCC:"-Feld.
(Einige E-Mail-Software benötigt mindestens eine Adresse werden in die "To:"-Feld. Stellen Sie Ihre eigenen E-Mail-Adresse in das "To:"-Abschnitt, wenn dies erforderlich ist.)
Standardmäßig wird nicht jede E-Mail-Programm hat die BCC-Feld angezeigt werden. Wenn Sie nicht sehen können Bcc-Feld in Ihrem Programm, überprüfen Sie Ihre Programme für die Hilfe-Datei Richtungen.
Geben Sie Speicher eine helfende Hand. Bei der Beantwortung von E-Mails, fügen Sie eine Kopie der vorherigen stellt fest, Sie haben gehandelt mit der Person in das Thema, nicht nur senden Sie ein neues. Ich kann E-Mails erhalten 50 ein Tag, brauchen eine Antwort, und es ist nicht immer möglich, jede einzelne erinnern "Gespräch" mit jeder einzelnen Person. Bitte sehen Sie Ihre Leser suchen gehen durch ihre "Gesendete Objekte" oder E-Mail-Ordner "Papierkorb" zu aktualisieren ihre Speicher!
Verwenden Sie die "Lesebestätigung" sparsam. In einigen Fällen ist es von entscheidender Bedeutung für beide Parteien zu wissen, dass eine Nachricht empfangen wurde. Aber im normalen täglichen Aktivitäten sollten Sie sich nicht um eine Lesebestätigung für jede einzelne Nachricht, die Sie senden. Es ist ärgerlich für den Empfänger zu müssen, klicken Sie auf das Pop-up-Fenster jedesmal, wenn sie Ihre E-Mail. Und es ist ein Eindringen in die Privatsphäre. Vergessen Sie nicht - nur weil sie sie erhalten hat, bedeutet nicht, dass sie unbedingt gelesen haben, so erhalten eine Lesebestätigung nicht wirklich beweisen, etwas anderes als, dass die Nachricht empfangen wurde. Und für die tägliche Kommunikation, ist das wirklich notwendig? DRINGEND! Der Junge, rief Wolf. Nicht alle Ihre Nachrichten als Soforthilfe oder hohe Priorität. Wenn Ihre Empfänger halten Empfangen von Nachrichten auf diese Weise markiert, dann die rote Ausrufezeichen verliert seine Wirksamkeit - außer zu stärken, wie wichtig Du denkst, du bist. Reservieren Sie diese Nachrichten für diejenigen, die von größter Bedeutung!
Vermeiden Sie spezielle Formatierung. Für Ihre täglichen Nachrichten, verwenden Sie keine E-Mail-farbige Hintergründe, farbigen Schriftarten, spezielle Schriftarten, Bilder oder andere "Pretty" Art der Formatierung auf Ihre Nachrichten. Halten Sie diese sauber - das macht es leichter für die beabsichtigten Empfänger sie lesen und beantworten. Am besten ist es, das Senden von Nachrichten im Klartext, um sicherzustellen, jeder kann sie lesen, da nicht jeder hat seine E-Mails auf HTML-E-Mails erhalten. Sie wären erstaunt, wie schlecht Ihren Hinweis könnte jemand auf die Anzeige ihrer E-Mail auf einem Handheld-Gerät oder einen älteren Computer. Indem sie Ihre E-Mails sauber, sie wird auch viel schneller geladen werden für den Empfänger!
Nicht SHOUT! Wenn Sie in allen Großbuchstaben, Ihre Leser werden sehen dies als schreien, oder sie werden denken, dass Sie waren einfach zu faul, um ordnungsgemäße Verwendung Textformatierung. Es ist auch schwer in die Augen - Wussten Sie, dass es länger dauert etwas zu lesen, geschrieben in Großbuchstaben, als es noch etwas zu lesen, die ordnungsgemäß formatiert?
Proof-spell-check, und verwenden Sie die Formatierung. Schlechte schriftlich Fähigkeiten sind eine direkte Reflexion auf Sie! Und der Leser nie vergisst die Person, schreibt eine Nachricht entzifferbar. Rechtschreibprüfung wird verhindert, dass die meisten falsch geschriebene Wörter, aber man sollte immer Nachweis Ihrer E-Mail, falls Sie geschrieben haben, das falsche Wort (das war richtig geschrieben). Zum Beispiel, Monat und Motte, wo und waren alle schauen auf eine korrekte Rechtschreibung-Check-Programm. Verwenden Sie richtige Großschreibung, Interpunktion und Formatierung. Sie Absätze brechen, wenn sich das Motiv ändert, oder wenn sie zu lang. Verwenden Sie keine übermäßige Formatierung (zu viel Fett, zu viele Ausrufezeichen und Fragezeichen, usw.) Zu viel von allem machen Sie Ihre Nachricht schwieriger zu lesen. Sie möchten Ihre Nachricht leicht lesbar, sowie verständlich. Korrektur garantieren zu können, macht es Sinn, und niemals davon ausgehen, der Leser weiß, was du meinst, immer spell it out für sie. Wie lange es dauert bis zum Beweis und Rechtschreibprüfung ist minimal im Vergleich zu den bleibenden Eindruck sorgt dafür, dass Sie, wenn Sie nicht die Zeit nehmen.
Nehmen Sie sich die Zeit auf eine Antwort senden. Selbst wenn jemand E-Mails Sie etwas, braucht keine direkte Antwort, Follow-up mit ihnen in einer angemessenen Zeitspanne nur, damit sie wissen, dass Sie erhielt ihre Botschaft. Es ist erstaunlich, wie oft Menschen um Rat fragen, und nicht einmal antworten mit einem kurzen "Danke", wenn sie ihre Antwort erhalten. Eine einfache Meldung der Absender ist ausreichend. Und das können sie wissen, dass Sie es erhalten haben, dass sie nicht nur stecken irgendwo im Cyberspace.
Wenn sie nicht angefordert haben sie nicht, schicken Sie es! Egal, was Sie denken vielleicht akzeptabel, können Sie keine E-Mail jemand über Ihr Produkt / der Dienstleistung, ohne deren Zustimmung. Es sei denn, sie verlangen, dass Sie schicken sie eine E-Mail, oder Sie haben zuvor getan Geschäft mit ihnen, dann ist es illegal, schicken sie eine E-Mail, Periode. Jeder Empfänger kann leicht nach vorn Ihre E-Mail an ihr ISP und berichten Sie für das Versenden unerbetener E-Mails (Spam).
Dieser Bericht würde dazu führen, dass die sofortige Beseitigung aller Ihrer Websites / E-Mail-Adresse von den meisten Servern. Sie würde sich dann eine Liste von "verbotenen Absendern" was bedeutet, dass Server würde nicht zulassen, dass sämtliche Mitteilungen an Ihren Domain-Namen zu erhalten von ihren Kunden - die Menschen sind Senden Sie Ihre Nachrichten.
Man könnte denken, "aber ich jeden Tag E-Mails über Produkte / Dienstleistungen, die ich nicht angefordert haben Informationen zu." Versenden von unverlangten E-Mails (SPAM), ist eine Art, wie die Beschleunigung. Lot's von Menschen tun, aber es ist gegen das Gesetz, und egal, wie lange können Sie mit ihr weg, sind Sie verpflichtet, sich gefangen!
Komprimieren, Komprimieren, komprimieren! Wenn Sie eine E-Mail mit mehreren großen Anlagen ist es oft besser, schickt sie in ein paar E-Mails trennen, so dass Sie nicht senden ein Dokument, das zu groß ist, dass sogar offen. Oder, können Sie versuchen, Ihre Nachrichten Komprimierung in eine ZIP-Datei. Es verringert nicht die Größe der Bilder oder Bilder sehr viel, aber es funktioniert großartig für Text-, Tabellenkalkulations-und Programm-Dateien. Dies ist sehr einfach zu tun, und wird Ihren Dateigröße viel kleiner, und die Empfänger viel glücklicher. Check out www.winzip.com (für die auf dem PC). Hoaxes als nützliche Hinweise. Wenn es klingt zu gut um wahr zu sein, ist es wahrscheinlich. Nicht alles, was nach vorn geht an Sie. Wir haben alle gesehen haben - die Ketten-E-Mails, Schreiben versprechen, wenn Sie uns auf x Anzahl der Personen erhalten Sie bezahlt, oder Sie etwas gewinnen, oder werden Sie Glück für immer. Es ist alles eine Falschmeldung, ein Betrüger, und das einzige Ergebnis ist eine Vielzahl von E-Mail-Übertragungen, dass slow down-Servern im ganzen Land. Wenn Sie eine dieser E-Mails von einem Freund, beantworten Sie sie (in einer sehr netten Art und Weise) und erklären, warum dies nicht wahr ist, oder fragen Sie sie, um sie an Sie.
Virus, Viren oder Beratung? Viele Viren verbreiten sich per E-Mail Masquerading als Warnhinweise auf - ein Virus! Wenn jemand nach vorne Ihnen eine Virus-Warnung, die in der Regel enthält Anweisungen für das Entfernen eines Virus von Ihrem Computer ... Check google.com für das Virus, bevor Sie etwas unternehmen. Chancen sind, sondern auch ein Hoax, und wenn Sie sie entfernen, dass "schlechte Datei" von Ihrem Computer, du bist eigentlich Entfernen ein notwendiger Bestandteil von entscheidender Bedeutung für Ihr System!
Wow, das war eine Vielzahl von Informationen zu ergreifen, zu einer Zeit, aber ich gratuliere Ihnen zu kleben Sie es aus und Lesen der gesamten Textes. Bitte teilen Sie sie mit Ihrer Familie, Freunden und Kollegen.
Über den Autor
Angela Nielsen ist Präsident des NIC Media Group, einem preisgekrönten Web-Entwicklung Unternehmen mit Sitz in San Diego, Kalifornien, USA. Wenn Sie mehr über Angela Nielsen, und NIC Media, besuchen http://www.nicmedia.com oder rufen sie direkt an 888 NIC Media. Copyright 2005 von Angela und NIC Nielsen Media Group