Ziehen Sie über, IT-Manager; Ihrer Lizenz und Ihre Versöhnung, bitte. Huh? Meine was? Yep, die Software der Polizei stehen zu Ihrer Tür; was nun? Sie können fragen: "Wie kam es zu erhalten? Wir sind ein ehrliches Unternehmen, Wir haben nichts falsch gemacht - oder haben wir?"
Nun, viele Unternehmen haben die illegale oder nicht ordnungsgemäß lizenzierte Software auf Unternehmens-IT-Assets. Nach Angaben der Business Software Alliance (BSA), über ein Viertel der US-Unternehmen hat Software installiert, für die sie keine ordnungsgemäße Lizenzen. Ihre jüngste Studie ergab, dass etwa 35% der weltweiten Software-Raubkopien ist. Yikes! Die BSA ist ein Watchdog-Organisation, vertritt die meisten der großen Software-Publisher weltweit. Ihre Mission ist die Aufklärung der Öffentlichkeit über die "ethische und Sicherheitsrisiken im Zusammenhang mit der Nutzung unlizenzierter Software" sowie zu "untersuchen", berichtet der Software-Piraterie.
Let's face it, niemand will die BSA oder anderen Watchdog-Organisation, wie die Informations-und Software Industry Association (SIIA), zu klopfen an ihre Tür anspruchsvollen ein Software-Audit. Also, was können Sie tun, jetzt zu verhindern oder zu verringern das Risiko eines? Die Antwort lautet: viel! Let's laufen über die Grundlagen.
Sie müssen die Struktur eines Software Asset Management (SAM)-Programm für Ihr Unternehmen. Auf den ersten Blick, ein SAM-Programm scheint wie eine Menge Ärger zu gehen durch "just in case"-Software der Polizei entscheiden zu zeigen. Nun, meine Freunde, es wird sehr viele Vorteile, die sich in entsprechende Software Asset-Management deutlich über das Risiko zu verringern. Und das kann nur, was Sie brauchen zu erzählen oberen Managements, um Unterstützung für Ihre SAM-Programm.
Für Vorspeisen, Experten sind sich einig, dass mit der richtigen SAM, Unternehmen stehen zur Verringerung der IT-Kosten von 10-zu-30% pro Jahr! Darüber hinaus ist SAM gutgeschrieben Verbesserung der Help-Desk-Effizienz, wodurch Mitarbeiter Ausfallzeiten. Aller guten Dinge! Und eine gute SAM-Programm wird der Verbesserung der Sicherheit, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Corporate Governance. Wow, das ist eine Menge zu sagen für die Aufbewahrung Ihrer Software-Lizenzierung in Ordnung!
Die meisten Leute Mühe haben, startete auf einer SAM-Programm, weil Mitarbeiter nicht verstehen, die Komplexität von Lizenzen, sie wurden lax bei der Aufrechterhaltung richtigen Datensätze nach vielen Jahren, haben Mitarbeiter die Möglichkeit zum Kauf und Installation von Software, Unternehmen und häufig verzögert Beginn eines Programms weil der andere IT-Prioritäten. "Wir tun es im nächsten Jahr!"
Es ist wichtig, um die Geschäftsleitung Unterstützung des Programms, so dass jeder in der Organisation geht davon aus, dass das Programm nicht optional ist und dass die Zuschüsse gewährt werden, müssen von jedem Mitglied des Personals. Beginnen Sie, indem Sie ein Team aus verschiedenen Abteilungen innerhalb der Organisation, einschließlich von Human Resources, Einkauf, Rechnungswesen, Recht und, natürlich, IT.
Ein guter Platz zum Starten ist zu verstehen, was Software ist im Einsatz innerhalb der Organisation und von wem. Es ist äußerst hilfreich, über ein Instrument, das in der Lage ist, Inventarisierung der Computer innerhalb der Infrastruktur. Sobald das Werkzeug ist vorhanden, eine vollständige Bestandsaufnahme aller Software auf allen Computern. Dies wird eine Aufgabe für die IT-Abteilung, sondern erfordert die Zusammenarbeit aller.
Unterdessen beginnt die Montage aller möglichen Datensätze, die Ihnen dabei helfen beweisen, die Software ist rechtlich lizenziert. Die Aufzeichnungen sollten folgende Punkte beinhalten: Software-Lizenz-Unterlagen, Disketten und CD-ROMs von Software, Bestellungen, Rechnungen, Stornierungen, Kontrollen usw. Viele dieser Daten werden von IT-und aus der Buchhaltung, aber Sie werden wahrscheinlich feststellen, dass viele Mitarbeiter haben diese Arten von Datensätzen in ihrem eigenen Besitz.
Sobald das Inventar vollständig ist und alle verfügbaren Aufzeichnungen zusammengestellt worden, dann müssen Sie sich zunächst die schwierige Aufgabe, die Vereinbarkeit der beiden Datensätze. Ich empfehle, dass Sie entweder eine Datenbank oder vielleicht eine Funktion Ihres Inventar Werkzeug, um diese Phase. Bitte versuchen Sie nicht, die Verwendung der "Tabelle"-Methode. Vertrauen Sie mir, es wird nur müssen erneuert später, wenn Sie feststellen, die Tabelle nicht in der Lage, Ihren langfristigen Bedarf!
Sorgfältig überprüft die Angaben des jeweiligen Lizenzvertrags, um festzustellen, was Ihre Firma berechtigt ist, zu tun mit der Software. Viele Menschen gehen davon aus, dass, wenn sie Software erwerben sie das Recht haben, es zu benutzen irgendeiner Weise sie es für richtig halten, und sie sind in der Regel falsch! Eine typische Software-Lizenz gewährt begrenzte Nutzungsrechte und vermitteln nicht das Eigentum an der Software.
Mit dem Verständnis der Einsatzbeschränkungen, dass die Lizenz vermittelt, können Sie bestimmen, wann, wo und wie das Programm verwendet werden kann. Zum Beispiel, einige Software darf kostenlos für Heim-Computer verwenden, aber nicht frei in einer Unternehmensumgebung. Einige Software-Lizenzen können die Installation auf eine bestimmte Anzahl von Computern in ein Ausbildungs-, Test-oder Labor-Umgebung vor und darüber hinaus die Anzahl der erworbenen Lizenzen, noch eine Lizenz für ein ähnliches Programm möglicherweise nicht zulassen.
Lizenzen ausgestellt werden kann pro Benutzer, Computer, CPU, Website oder sogar für das gesamte Unternehmen. Eine Lizenz könnte sogar die Verwendung zu einem anderen Benutzer oder an eine bestimmte Hardware-Gerät. Ohne Lesen und Verstehen der Lizenz-Vereinbarung ein einfach nicht wissen, welche Einschränkungen und Grenzen gibt auch sein mögen. Dies kann, wie ein Business-Pausen unwissentlich einen Lizenzvertrag. Lassen Sie mich Ihnen versichern: Unwissenheit ist keine Verteidigung, wenn es um die Einhaltung der Software!
Sobald Sie (oder Ihr Einkaufs-oder Rechtsabteilung) deutlich verstehen, die Grenzen und Beschränkungen eines jeden und jede Lizenz entdeckt, dass die Informationen sollten in einer Datenbank, so dass er zugeordnet werden können mit installiertem Instanzen der Software. Die körperliche Datensätze beibehalten werden sollte, in einem einzigen, sicheren Ort auf. Gesperrt Datei Schränke oder einem sicheren Raum sind der beste Weg, um die Aufzeichnungen von "wachsenden Beine" in die Zukunft.
Viele Unternehmen feststellen, dass das Scannen der Lizenzen und andere "Proof of Ownership Dokumentation" (POD) Aufzeichnungen und Anbringen jene Bilder, auf die Datenbank ist ein guter Weg, um den rechtzeitigen Zugang zu jedermann, könnte Notwendigkeit einer Überprüfung der Daten. Auf diese Weise werden die ursprünglichen Papier Beweise muss nicht für jeden zugänglich.
Was geschieht als nächstes ist, wo wird sie klebrig, Sie werden zweifellos entdecken Fälle von Über-und underlicensing von Software. Ouch! Erstens, werfen Sie einen Blick auf die größte Anzahl der installierten Instanzen - sind diese ordnungsgemäß lizenziert? Wenn ja, gehen Sie zu dem nächsten größten, wenn nicht, festzustellen, ob jeder, hat diese Anwendung wirklich braucht. Ist dies nicht der Fall, deinstallieren Sie das Programm, bis Sie erreichen Ihre ordnungsgemäße Lizenz Menge. Wenn jeder, hat die Software braucht es also, natürlich, benötigen Sie den Kauf weiterer Lizenzen. Wenn Sie dies tun, stellen Sie sicher, dass Sie ein Update Ihres POD-Datenbank ordnungsgemäß zu sichern und die Aufzeichnungen.
Nehmen Sie in den Top Ten meisten installierten Anwendungen erste, da diese repräsentieren Deinen größten finanziellen Haftung. Dann werfen Sie einen Blick auf die zehn am wenigsten installierten Anwendungen. Sie tut dies aus zwei Gründen: Die zehn wenigsten installiert werden wahrscheinlich entweder sehr teuer oder Anwendungen Sicherheitsrisiken wie rogueware, Hacker-Tools, Keylogger, usw. Die Arbeiten Sie Ihren Weg durch die Liste in der oben / unten, oben / unten-Ansatz Sie haben bis erschöpft die Liste der Anwendungen entdeckt.
Einige Unternehmen rekrutiert feststellen, dass die Unterstützung der Endanwender ist sehr hilfreich, vor allem an diesem Punkt in der SAM-Programm. Fragen Sie Ihren Managern Abteilung zur Analyse der Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter und Anwendungen berichten, was wirklich notwendig sind. In vielen Unternehmen, IT-Personal wird ein PC-Image von allen Standard-Software und verteilen sie an alle Mitarbeiter, wenn in Wirklichkeit nicht alle Mitarbeiter müssen jeden einzelnen Antrag auf das Bild. Aha!
Es macht Sinn, wenn Sie darüber nachdenken - tut jeder in Buchführung brauchen ein Textverarbeitungs-oder Datenbank-Anwendung? Ist Marketing-Mitarbeiter müssen Emulationssoftware? Sie benötigen Führungskräfte der gleichen Software wie Verwaltungspersonal? Die Antworten sind wahrscheinlich, nein. Also warum sollten Sie Lizenzen kaufen, bezahlen für den Support und die Update-Lizenzen, die nicht benötigte? Sie sollten nicht! Dies ist, wo einige der Einsparungen werden gefunden und können diese Einsparungen addieren sich sehr schnell.
Sobald Sie in Einklang gebracht haben, was Sie installiert haben mit dem, was Sie haben, ordnungsgemäß lizenziert, etwaige Unstimmigkeiten beheben. Jetzt sind Sie in der Lage zu beginnen richtige Software-Lizenz-Management. Dies vorausgeschickt, müssen Sie auch schaffen Corporate Software-Nutzungsrichtlinien (Ich schlage vor, dass Sie tatsächlich beginnen, indem sie die Politik), um sicherzustellen, dass Software beschlagnahmt, Erwerb, Installation, die Beförderung und die De-Installation wird verwaltet durch einen Prozess.
Es wird einige Anstrengungen zur Änderung der Mentalität der Mitarbeiter, wenn Software erworben wurde wohl oder übel seit Jahren. Sie werden wahrscheinlich widerstehen einem verwalteten Prozess und das ist, wenn Sie sich auf Ihre neue Software von Maßnahmen zur Einhaltung durchzusetzen. Einheitliche Unterstützung der Politik durch alle Schichten der Organisation ist äußerst notwendig für den Erfolg des gesamten SAM-Programm (ebenso wie jede Anstrengung Compliance). Wenn Joe Doe sieht, dass Manager Mark nicht zu erfüllen, Joe wird die Einhaltung widerstehen auch.
Die nächste Phase der Reife für die SAM-Programm ist die Fähigkeit zur Planung für die Software-Lizenz und Unterstützung Verlängerungen. Wer verhandelt, aus einer Position der Stärke liegt in einer wesentlich besseren Ort als ein, nicht, und genau zu wissen, welche Software und wie viel davon ist in Nutzung bietet eine starke Position für Sie! Sie können feststellen, dass Sie brauchen nicht zu erneuern, wie viele Lizenzen (nonperpetual Lizenzen) oder dass Sie keine Lizenz zu benötigen Unterstützung für so viele Nutzer wie Sie vielleicht schon früher. All diese Einsparungen sind eine direkte Folge Ihrer erfolgreichen SAM-Programm.
Ich bin mir bewusst, dass diese Beschreibung einer SAM-Programm ist notwendigerweise vereinfachend, und es gibt viele andere Aspekte, die angegangen werden müssen in einer Unternehmensumgebung. Manchmal, mit Blick auf ein sehr einfaches Design hilft ein erster Anfang; die Einzelheiten fallen in Stelle wie das Projekt voranschreitet. Normalerweise sind die härtesten Schritt in jedem Projekt wird gestartet. Also, denken Sie daran, Sie müssen, bevor Sie zu Fuß laufen kann und manchmal bedeutet, dass Baby Schritte beginnen mit! SAM ist nicht optional, und im nächsten Jahr ist da!
Über den Autor
Donna Johnson Edwards ist Leiter des Instituts für Tenax Consulting, Inc. Niederlassungen in den USA in 2002, Tenax bietet IT-Compliance-Zertifizierungen, Ausbildung und gezielte Beratung. Für weitere Informationen über Software Asset Management finden Sie auf der Website Tenax Corporation in www.tenaxcorporation.com.