Normalerweise einer der wichtigsten Teile der Einrichtung neuer Buchhaltung-Software wäre zu können, Rechnung Ihre Kunden in einer professionellen Art und Weise und zu kontrollieren, wer Sie verdankt, was und wie lange es wurde für herausragende.
Also wird dies Ihre zweite Schritt, wenn Sie Ihr erstes Ledger, sonst ist es, wo man beginnt.
Bevor Sie beginnen die eigentlichen Prozess der Fakturierung von Ihrem neuen Bilanzierungs-Software-Paket benötigen Sie, um Ihre Kunden, einige Produkte und dann mit ziemlicher Sicherheit geben Sie in das System der Salden, dass die Kunden verdanken Sie in dieser Phase.
Es wird wahrscheinlich eine Bestimmung in Ihrer Buchhaltung-Software für die Eingabe von Kunden-Eröffnungsbilanzen.
Das Alter Trial Balance, die Sie drucken Sie aus Ihrer Buchhaltung-Software muss gleich die manuelle Liste, die Sie begann mit. Ist dies nicht der Fall, denn Sie haben einen Fehler gemacht haben irgendwo, links einen Eintrag aus, oder sogar in den gleichen Betrag zweimal, und Sie beginnen mit dem Paket für die Abrechnung ohne Behebung des Problems, dann wird es nur schwieriger für Sie, weil Sie don 't überhaupt etwas zu Gleichgewicht zurück. Nicht gestartet werden Rechnungsstellung in der Buchhaltung-Software, bevor Ihr Kunde Salden Gleichgewicht genau.
Wenn Sie können, sollten Sie trennen die Salden in aktuelle. 30 - 60 Tage alt und 60 und mehr Tage alt. Ihr System haben sollten Bestimmung zu geben sie als solche. Auf diese Weise haben Sie die Möglichkeit zum Drucken eines Kunden im Alter von Test-Bilanz Bericht vom ersten Tag an Kunden und Aussagen von Monat ein Ende. Dies sind zwei der wichtigsten Berichte in jeder Buchhaltung-Software-Paket, weil es zeigt, was Geld ist geschuldeten in Klammern, was Zeit und gibt Ihnen die Möglichkeit, jagen die älteren und überfälligen Rechnungen. Denke daran - je länger ein Kunde schuldet Ihnen das Geld desto schwieriger ist es oft zu sammeln.
Sobald Ihre Kunden Eröffnungssalden Gleichgewicht in der Buchhaltung-Software sollten Sie in der Lage zu starten Rechnungsstellung.
Wenn Sie Ihre Buchhaltung-Software läuft in Echtzeit-Modus (Sie müssen nicht jede Aktualisierung auf das Hauptbuch) Sie sollten die Möglichkeit haben, fahren Sie mit dem Hauptbuch und sehen Sie die Einträge, nachdem Sie getan haben Sie Ihre erste Rechnung. Wenn Sie im Batch-Modus (wie Haben tun ein Ende des Tages Update oder ähnliches), dann tun Sie das Update, um die Einträge in das Hauptbuch für Sie.
Gehen Sie nun in das Hauptbuch und finden Sie die Einträge. Drucken Sie ein Ledger finanziellen Bericht und sehen, was passiert ist, wo die Einträge sind verschwunden. Normalerweise suchen die Gewinn-und Verlustrechnung Bericht ebenso wie der Versuch Gleichgewicht.
Eine einfache Rechnung auf ein Konto haben, sollten Kunden ein paar einfache Eingaben auf der Grundlage der folgenden.
Die Rechnung wurde für $ 100,00 zuzüglich einer 10% GST daher insgesamt von $ 110,00. Die Waren Sie verkauft haben kann eine Gebühr von $ 50.00 (ohne MWST). Der Verkauf wurde über die Kunden-Konto. Die Einträge sollen ähnlich wie die folgende.
Umsatz (Gewinn-und Verlustrechnung) 100,00 Credit
Umsatzkosten (Gewinn-und Verlustrechnung) 50,00 Debit
Forderungen (Bilanz) 110,00 Debit
Stock on hand (Bilanz) 50,00 Credit
GST Haftung (Bilanz) 10,00 Credit
Alle summiert sich zu Null (insgesamt Ausgaben in Höhe insgesamt Kreditpunkte) und jeder Eintrag hat einen entsprechenden Eintrag Gegenteil woanders)
Einige Bilanzierungs-Software kann nicht zeigen, eine einfache Eintrag für den Umsatzkosten, sondern vielmehr eine Kombination aus drei Konten - Eröffnung Lager, Einkauf, weniger Closing Lager. Wenn ja, gibt es einen gesonderten Abschnitt auf dieser gegen Ende rief Öffnen und Schließen Lager Einträge.
Angenommen, Ihr System verfügt über eine einfache Umsatzkosten Konto dann sollten Sie Ihre Einträge erklären sich selbst, sondern auch, setzen Sie einfach wird es gemacht haben zwei oder drei Einträge in der Gewinn-und Verlustrechnung Abschnitt --
Vertrieb
Umsatzkosten
(und GST erhoben, wenn Ihr System läuft auf diese Weise)
Und drei in der Bilanz Abschnitt (Aktiva und Passiva)
Alle der Einträge hinzufügen, bis auf Null. Aber wir sehen auch etwas anderes sehr wichtig in unserer Gesamtstrategie Verständnis der Ledger.
Alle Einnahmen oder Einkommensrechnungen sind CREDITS
Alle Spesenabrechnungen sind Lastschriften
Alle Asset-Konten sind Lastschriften
Jegliche Haftung Konten sind CREDITS
Es gibt einige zusätzliche Einträge, die stattgefunden haben könnte --
Möglicherweise haben Sie auch Ihre geladenen Kunden eine Lieferung oder Frachtkosten, können Sie auch einen Antrag einer Rundung Anpassung an runden auf den nächsten 5 Cent usw. Fracht gewesen wäre, einen Kredit, wie in Bezug auf Einkommen und die Rundung könnte entweder Weg gehen.
Ihre Buchhaltung-Software könnte auch ermöglichen, einen Rabatt zu erhalten am Ende der Rechnung, so würde dies zeigen, wie eine Lastschrift in den Umsatzkosten

Über den Autor

John Cantrell
Ich habe mit allen Aspekten des Rechnungswesens Software-Industrie seit über 20 Jahren. Ich betreibe mehrere Websites, spezialisiert in verschiedenen Fächern einschließlich www.diyaccounts.com.au dass berät über alle Aspekte der Buchhaltung-Software aus der Auswahl, das Einrichten und den Einsatz. Unter anderem Websites, die ich sind www.sense-now.com das hilft Anfänger verstehen, was Internet-Geschäft wird wahrscheinlich für sie arbeiten und was nicht. Www.oumas.com.au dreht sich alles um Kunst, Kunsthandwerk, Hobbys, Wein und Bier macht.